27 ottobre 2011

Tante email: troppa informazione

Avete duecento email nel box in entrata? I messaggi si accumulano senza che vi possiate rispondere? Il segnale sonoro che annuncia l’arrivo di una nuova email vi infastidisce ogni 15 minuti? Ricevete quotidianamente circa venti newsletter che vanno direttamente al cestino senza che possiate leggerle? Insomma...a volte desidereremmo che l’email non fosse stata inventata?

Se avete risposto affermativamente a qualcuna delle precedenti domande forse vi interessa riflettere in merito ad alcuni dei pericoli derivanti dal ricevimento di tante email e como contrastarlo.

L’email è uno strumento potente, ci permette di comunicare ed aggiornarci ma a volte può diventare una distrazione imperdonabile sul lavoro. Conosco persone che , senza nessuna ragione (e dico ragione per fare riferimento al fatto che non abbiamo nessuna necessità urgente), sono continuamente pendenti dal box della posta in entrata. Si potrebbe coniare per questi una nuova definizione: “email dipendenti”.

Perchè accade questo? Credo che esistano due ragioni essenziali: il ritmo al quale gira la società in cui viviamo è talmente vertiginoso (grazie al contributo della rete e del cellulare) che molte persone sentono la necessità di essere continuamente connesse ed aggiornate.Un’altra delle cause potrebbe essere dovuta ad uno scarso controllo degli impulsi e la tendenza ad andare di fretta ed essere ansiosi.

A meno che non stia aspettando una email molto importante il mio box di posta si apre solo due volte al giorno e nel mentre resta chiuso. Vi lascio alcuni suggerimenti per fare in modo che la posta in entrata non diventi nostra nemica.

1. Stabilire una rutine quotidiana nella lettura delle email. Secondo le necessità personali (reali o obiettive, non è necessario autoingannarsi) possiamo leggere le email due, tre, quattro volte ma assicuriamoci di avere sufficiente tempo in questi momenti per leggere e rispondere ai messagi che meritano una risposta. Al contrario, si può adottare un’altra strategia: aprire solo quelle email urgenti o molto interessanti a cui sappiamo di poter rispondere subito. Quelle che ci farebbero perdere tempo che non abbiamo, è meglio lascialre chiuse.

2. Rispettare il flusso dell’informazione. Sempre che sia possibile, è meglio non lascaire email pendenti a cui non abbiamo risposto. Questo crea una tensione non necessaria. Tentiamo di rispondere alle email secondo l’ordine di arrivo.

3. Eliminare tutti quei messaggi letti e a cui si è risposto. A meno che non siano importanti meritando di essere conservati, in questo caso li possiamo spostare in una cartella apposita, è meglio eliminare tutti i messaggi letti. In questo modo quando apriamo il box della posta in entrata non ci sembrerà di trovarci nel pieno caos. Sarebbe meglio anche eliminare le email inviate.

4. Eliminiamo tutte le iscrizioni a newsletters che non ci interessano più. Normalmente cancelliamo questi messaggi senza neppure aprirli, allora...perchè non eliminarli del tutto? Più di una volta ho cancellato una email personale perchè capitava nel mezzo di un gran numero di newsletters indesiderate.

5. Creare delle unità di risposta in momenti precisi. Questa è una strategia che, almeno a me, mi aiuta abbastanza. Qutidianamente scrivo emails dirette ad amici e famigliari, messaggi molto formali e professionali che richiedono poco tempo e altri che mi richiedono un tempo considerevole e che generalmente provengono dai lettori dei miei blog (i quali ringrazio per il loro interesse ed i suggerimenti). Allora, stabilisco tre grandi categorie e dedico un momento diverso del giorno a ognuna. Perchè? Esistono due ragioni fondamentali: 1. Le ore di maggiore produttività non possono essere dedicate interamente a rispondere ad emails; 2. Ogni persona merita una risposta seria e congruente e per questo, meritano anche un poco del nostro tempo. Preferisco ritardare la risposta piuttosto che rispondere rapidamente ma dando informazioni inutili.

Naturalmente, questi suggermenti non servono se non vengono messi in pratica. Probabilmente all’inizio sarà difficile, ma con un poco di disciplina possiamo finalmente controllare la nostra posta elettronica.

E voi che srategia usate per gestire la vostra casella email?

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Invert

Jennifer Delgado Suárez

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