22 aprile 2011

Come essere efficienti?


Quante volte abbiamo osservato con una certa invidia un collega di lavoro che sembra avere mille mani? La classica persona che sembra avere una capacità sorprendente nel gestire un infinto numero di compiti nello stesso tempo. Tuttavia, il loro segreto è alla portata di tutti. Essere efficienti è qualcosa che si apprende durante la nostra vita.

Di seguito vi riassumo sette consigli molto semplici che di sicuro vi saranno utili:

1. Gerarchizzate. Nel quotidiano ci si presentano diversi compiti da svolgere nello stesso tempo ma le nostre risorse cognitive sono molto limitate per affrontarli. Se le consideriamo attentamente ben poche attività sono così urgenti da doversi realizzare tutte insieme immediatamente. È allora essenziale che determiniamo che cosa è più importante o urgente, dedicarci a questo e in seguito passare ad altre attività.

Normalmente le persone che tentano di fare varie cose contemporaneamente terminano con lasciare la maggior parte delle loro attività incompiute, e questo ha un’influenza negativa a livello fisico e psicologico. Gerarchizzare permette di mantenere il passo assicurandoci una maggiore percentuale di probabilità di successo in ogni diverso compito che intraprendiamo.

2. “Non rimandate a domani ciò che potete fare oggi”. Così recita un’antico proverbio che applichiamo ben poche volte. Quando posticipiamo senza ragione un’attività, questa si mantiene nella nostra mente come una nota che ci disturba. Stiamo preparando la relazione ma ci ricordiamo con intermittenza che necessitiamo di chiamare il nostro collega per chiedergli alcuni dati di cui abbiamo bisogno. Allora, ci sono occasioni nelle quali è meglio dare per concluso un compito per poterci dedicare interamente ad un’altro nuovo. A volte l’abilità di gerarchizzare non comprende solo il determinare l’importanza obiettiva delle attività ma anche determinare la rilevanza emotiva o il potere distraente di altre attività che sebbene siano meno importanti, si possono convertire in un elemento di disturbo.

3. Conentratevi. Se leggiamo un libro o vediamo un film con l’obiettivo di rilassarci, ma nel frattempo la nostra mente pensa a tutto ciò che rimane da fare, stiamo semplicemente sprecando il nostro tempo perchè non riusciremo a trovare la necessaria pace interiore e tantomeno termineremo queste attività tanto “urgenti”. Dobbiamo determinare di cosa necessitiamo realmente in ogni momento e fare in modo di essere pienamente presenti in questa attività.

4. Conoscete i vostri limiti. Ci sono molte persone che passano ore e ore studiando ma comunque non ottengono buoni risultati. Spesso dedichiamo tantissimo tempo ad una attività ma il risultato è ugualmente fatale. In molte occasioni questo accade perchè ci forziamo ad andare ben oltre alle nostre capacità. Quando il sonno è irresistibile non resta altro da fare che andare a letto, continuare a “lavorare o studiare” è una tortura senza senso perchè avremo risultati scarsi.

Dovremo imparare a riconoscere qual’è il nostro ritmo di lavoro e fermarci quando ci rendiamo conto che stiamo oltrepassando i nostri limiti. Fare una breve pausa, soprattutto per immergerci nella natura o per dormire un po’, è altamente benefico perchè il nostro cervello stanco recupera la sua capacità e così affronteremo l’attività con idee nuove e pieni d’energia.

5. Controllate le vostre emozioni. Senza dubbio molte attività implicano una certa pressione: la relazione che dovremo presentare in breve, il compito che sarà decisivo per la nostra carriera, l’esame che determinerà il prossimo semestre...La vita è piena di situazioni potenzialmente generatrici di ansia ma se affrontiamo queste attività immersi nella paura del fallimento, nell’ansia o nella malinconia, sicuramente stiamo riducendo le nostre possibilità di successo.

Una delle armi fondamentali delle persone efficienti si basa nella loro capacità di controllare le loro emozioni e utilizzare questa piccola angoscia come fattore motivante per il loro comportamento. Sappiamo già che lo stress in piccole proporzioni agisce come una tazza di caffè: ci permette di essere svegli, attenti e concentrati, favorisce la creatività e aumenta la nostra capacità di lavoro. Quando sperimentiamo questa sensazione, invece di affollare la nostra mente con pensieri auto-esploratori che servono solo ad aumentare il livello d’ansia, è meglio assumere questo piccolo stress come un’incentivo che ci proporremo di controllare.

6. Esprimete le vostre necessità e i vostri limiti. Le persone efficienti non sono sempre onnipotenti. Hanno le oro debolezze ed i loro limiti. Conoscerli ed esprimerli con chiarezza è di vitale importanza per coloro che ci stanno intorno, così che non ci sovraccarichino di compiti che non sono di nostra competenza. Accettare, accettare e accettare senza chiedere aiuto non farà altro che produrre un cumulo compiti impossibili da affrontarsi.

Diceva una volta un’amico: “l’importante non è sapere ma piuttosto sapere dov’è colui che sà”. Essere efficienti non implica sapere tutto ma cercare aiuto ogni qualvolta sia necessario, cercando la persona più adeguata al compito.

7. Metterci tutta la vostra volontà. Ci sono molte attività che non richiedono solo le nostre risorse cognitive ma che ci coinvolgono anche emotivamente. Vi sono dissertazioni, articoli scientifici, canzoni... che sono impeccabili teoricamente parlando, ma scarseggiano di originalità, forza, desiderio. Se non riusciamo a raggiungere un vero compromesso nello svolgimento del compito che ci siamo preposti, difficilmente potremo terminarlo con successo.

Desidero terminare con questa frase: “Non fa di più colui che sà ma piuttosato colui che desidera fare”. Tenerci questi spunti come un pacchetto di buoni consigli non servirà a nulla; metterli in pratica ci aprirà un cammino diverso nell’affrontare la nostra quotidianità.

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Invert

Jennifer Delgado Suárez

Psicologa di professione e per passione, mi dedico a dar forma e contenuto alle parole. Scopri i miei libri

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